#010: Zeitmanagement oder: Alles unter einen Hut bekommen

Wie bekommt man Arbeit, Freunde, Termine und den Triathlon am Tag gemeistert? Durch richtiges Zeitmanagement und viel Übung. In dieser Episode erfährst du, wie Max seinen Tag und die Woche organisiert und du lernst, wie du es machen kannst.

Transkript

[0:00] Servus, Gude und Moin Moin und herzlich willkommen zur zehnten Episode des Pacemaker Podcasts und zur neunten Episode der Serie auf dem Punkt gebracht.
Mein Name ist Max von shuru.de und ich freue mich, dass du dabei bist und ich freue mich auch, dass wir schon zehnten Episode des Pacemaker Podcasts haben.
Am Anfang dachten Kathi und ich überhaupt nicht, dass es soweit kommt und dass wir so einen geilen Zuspruch von euch bekommen haben und dafür wollte ich mich einfach mal bei dir und bei euch allen bedanken.
Und ich hoffe dass wir noch ganz viele weitere Episoden aufzeichnen und ganz viel weiteres tolles Feedback von euch bekommen. Aber zurück zum Thema.
Heute reden wir über das Thema Zeitmanagement. Wie das mit dem aufwendigen Hobby Triathlon zusammenhängt und was ich jetzt aus den letzten acht Jahren Triathlon mitgenommen habe.

Tools, die ich regelmäßig nutze

[0:55] Als ich damals mit dem Triathlon angefangen habe bzw. davor, habe ich eher so einen Tag gelebt. Ich habe kaum Verpflichtung gehabt, außer die Schule. Und danach war eher so Freizeit vielleicht noch Hausaufgaben machen.
Aber so generell hatte ich viel Freizeit und hab eher so in den Tag gelebt.
Ja, neben dem Pflichte war da sonst nichts – aber dann habe ich mich entschieden mit dem Triathlon anzufangen und plötzlich war dann nicht mehr so viel Freizeit. Denn, naja wenn du auch schon angefangen hast mit dem Triathlon, da ist es ist es einfach so, dass du plötzlich viel für weniger Zeit hast denn das Triathlon Training ist einfach so zeitintensiv. Sei es bei dem Schwimmen mit der Anreise oder beim langen Radfahren.
Ja und somit muss ich mich dann mit Zeitmanagement wohl oder übel beschäftigen. Und ich würd sagen: so langsam habe ich den Dreh raus.
Und das möchte ich dir jetzt auch vorstellen: Ich möchte dir vorstellen, wie ich mit meiner Zeit umgehe, was ich machen kann und was du da vielleicht daraus mitnehmen kannst.
[2:02] Zuerst möchte ich dir meine zwei wichtigsten Tool für jeden Tag vorstellen: Zum Einen habe ich ein iPhone und ein MacBook da benutze ich bei dass die Kalender-App die von Apple mitgeliefert wurde, weil man dort einfach mehrere Kalender hat, und dort die Termine je nach Kalender sortieren kann. Ich habe dann zum Beispiel Einen für die Uni, einen für Shuru, einen für die Arbeit, einen für Sport, einen für den Trainingsplan und so weiter.
Und durch die unterschiedlichen Farben, die man zu teilen kann, habe ich die Möglichkeit auf einen Blick zu sehen wann was ansteht in welchem Themenbereich und ich kann die auch ausblenden.
Und natürlich im Digitalen, was der Vorteil ist zum analogen, ich kann sie ganz einfach verschieben, wenn ich merke das passt zeitlich nicht oder es verschiebt sich irgendwas nach hinten.
Als zweites Tool, was ich wirklich regelmäßig nutze und ganz häufig ist OmniFocus, das gibt es zwar nur für Mac aber Wunderlist z.b. ist ähnlich aufgebaut das gibt es kostenlos für fast alle Devices und hat die ähnlichen Funktion vom Funktionsumfang, die ich auch nutze und zwar ist das nachdem GTD Getting Things Done Prinzip aufgebaut das bedeutet dass du – grob gesagt – einfach alle Aufgaben die du hast in einer und einer Liste schmeißt und die nach verschiedenen Themen sortierst und im Anschluss dann priorisiert bzw dann planst.
Somit hast du dann immer oder hast du den Kopf frei für die Aufgabe auf die durch konzentrieren musst, musst nicht an die Sachen denken die noch kommen und kannst dadurch deine dein Tag auch viel viel besser planen – aber dazu kommen wir gleich.

Wie ich meinen Tag plane

[3:47] So wie plane ich jetzt mein Tag oder meine Woche? Zuerst habe ich feste Termine, das sind bei mir Vorlesungen oder Arbeitszeiten wenn ich bei meinem Arbeitgeber bin.
Die sind fest, die bleiben immer im Terminkalender und die kann ich auch nicht verschieben.

[4:01] Dann gibt es zum Einen variable Termine, die muss ich irgendwie drumrum legen und natürlich gehört dazu auch der Sport. Außer du bist ein Verein dann sind die auch schon fix.
Aber dadurch, dass der Triathlon ein – naja – Individualsport ist und man ihn theoretisch immer machen kann, unabhängig von irgendeiner Gruppe, ist er sehr variabel und du kannst es versuchen da drum herum zu legen.

Puffer, Pausen und Notfallsituationen

[4:25] Ja und wenn ich dann die festen Termine habe und mein Sport und die anderen variablen Termine da drum herum gelegt habe, kommen die Puffer. Puffer sind die Zeiten zwischen Termin die zB für die Abreise gedacht sind oder einfach mal um den Kopf 5 Minuten abzuschalten.
Und das ist auch ein ganz wichtiger Punkt. Die anderen die An- und Abreise darfst du einfach nicht vergessen! Das ist super wichtig, weil in der Zeit kannst du uns wieder trainieren noch kannst du ihn was anderes machen außer du vielleicht vielleicht mit der Bahn.
Dir aber auch dafür nutzen kannst, um mit dem Kopf abzuschalten. Auf jeden Fall solltest du sie in deinen Terminkalender mit einplanen. Wenn du ihn digital hast, erstelle am besten einen neuen Kalender, damit du diese Termine ausblenden kannst.

[5:09] Ja und dann neben Prüfer selbst, falls sich mal einen Termin etwas nach hinten verschiebt, solltest du auch unbedingt Pausen einplanen.
Regelmäßige Pausen, die vielleicht jetzt nicht in der Arbeitszeit sind, aber sondern zwischen zwei Terminen einfach um dort mit dem Kopf mal ein paar Minuten abschalten zu können und mal nicht an deine Termine denken zu müssen.
Genauso solltest du auch längere Pausen, also eigentlich Freizeit, einplanen. Das heißt jetzt nicht Sport, das heißt jetzt nicht Arbeit, sondern wirklich Zeit, die du mit deinen Freunden verbringst oder mal vom Fernseher mit deiner Lieblingsserie oder dein Partner.
Genauso gehört für mich das Essen dazu. Dadurch, dass ich ich viel unterwegs bin, durch die Uni, dass ich nach Dieburg muss von Frankfurt aus und in der Bahn keine Ess-Möglichkeiten habe, außer ich nehm mir was mit, muss ich das Essen an den Sport koppeln und an die festen Termine, die ich habe.

[6:07] Das heißt dass ich dann versuche zwei Stunden Abstand von dem Sport zu haben, aber auch nicht sechs Stunden weil sonst bekomme ich wieder Hunger. Genauso gucke ich darauf dass ich an den festen Termin davor oder danach esse.

[6:21] Genauso wichtig sind für mich Notfallsituationen: In meinem Rucksack befinden sich glaube ich 80% der Gegenstände sind eher für Notfälle und benutze ich unregelmäßig. Dazu zählen zum Beispiel, ein Akku, Ladekabel, Ladegerät, Tempos, Taschenrechner und verschiedene Adapter, damit ich auch wirklich überall die Möglichkeit habe, mein Handy aufzuladen, mein Laptop aufzuladen, weil naja dadurch, dass ich den digitalen Kalender habe und wenn mein digitales Gerät ausfällt, ich keine Möglichkeit mehr habe, weder auf meine To-Do-Liste, noch auf meinem Kalender zu schauen.
Und ein wichtiger Punkt für mich ist noch das Mittagsschläfchen. Häufig geht es mir so, dass ich nach dem Mittagessen so zwischen 2 und 3 Uhr so ein Durchhänger habe und dann versuche ich aktuell ein Mittagsschläfchen zu machen.
Dadurch reduziere ich meine Müdigkeit und tanke dort einfach neue Energie.20 bis 25 Minuten versuch ich aktuell, klappt auch meistens ganz gut, manchmal schlafe ich auch etwas länger, aber an und für sich funktioniert das wahnsinnig gut und die neue Kraft die ich sammle die kann ich nämlich in den ganzen Nachmittag mit rein.

Wie du anfangen kannst

[7:32] Stellt sich jetzt die Frage wie du am besten anfängst, weil es sind ja schon einige Dinge die ich Dir jetzt vorgestellt habe wie ich mein Tag strukturiere. Aber das kannst du nicht an einem Tag alles angefangen weil somit wärst du vollkommen überlastet.
Als Erstes solltest du dir einen Terminkalender besorgen. Wie gesagt ich nutze eine App, egal ob das noch einen Apple device ist oder auf einem Android es gibt immer die Möglichkeit dass du eine Kalender App hast und die du nutzen kannst. Alternativ kannst du natürlich auch einen analogen, einen haptischen Kalender kaufen und den benutzen.
Da ist aber der Nachteil, dass du es nicht hin- und her-verschieben kannst und somit es schnell unübersichtlich wird, wenn du Termine verschieben musst.

[8:13] Als zweiten Schritt schreib dir zuerst mal eine Woche lang auf, was du wann, wie machst.
Das Wichtige dabei ist, dass du das als eine Art Protokoll hast, um ein Gefühl zu bekommen, wie lange deine Termine sind, wenn du nicht genau vorgegeben hast, wie lange etwas ist und auch wie die Anreise und Abreise ist, was die Puffer bedeuten und wie du damit umgehen kannst.
Im Anschluss nimmst du die drei Farben: Rot, gelb und grün und markierst deine Termine, die du hast.
Rot werden die Termine die du fix markierst bzw. die fix sind, die du also einfach nicht verschieben kannst. Wie gesagt Uni, Arbeit sowas.
Als zweites die gelben Termine sind variabel das heißt zum Beispiel der Sport oder irgendwelche anderen Termine, die du theoretisch hättest anders legen können. Und die restliche Zeit die nicht rot und gelb ist markierst du Grün.
Im Anschluss hast du einen super Überblick über deine ganze Woche, wann du was zu tun hast, wann du Möglichkeiten hast etwas zu verschieben, zu optimieren und auch Zeiten, wo du etwas hinlegen kannst, die Grünen Termine beziehungsweise die grüne Zeit oder die du auch bewusst als Pause nehmen zum Abschalten vom Kopf und was mit deinen anderen Leuten zu machen.
Als nächsten Punkt würde ich dir Routinen empfehlen: Sie geben dir Halt und Struktur.
Und du kannst dich immer orientieren daran. Das sind dann auch fixe Termine und bei mir ist es zum Beispiel so, dass ich nach dem Aufstehen die Routine habe – wie wahrscheinlich jeder – aufstehen, frühstücken, Kaffee trinken, Zähne putzen.

[9:56] Oder vor dem Schlafengehen ist bei mir so, dass ich bevor ich schlafen gehe, das Handy aus mache, meine Uhr ausziehe, mich bettfertig mache, mich ins Bett lege, aber da noch eine halbe Stunde in einem Magazin rumblätter und ein bisschen was lese. Zu guter Letzt solltest du dir auch Regeln setzen und Regeln, die du einhältst!
Du kannst dir zwar Regeln setzen, die du nicht einhältst, aber es bringt ja nichts. Deswegen setzt die realistische Regeln und realistische Dinge die du auch durchziehst.
Und versucht dich da dran so ein bisschen zu profilieren dir gegenüber selbst, ohne irgendjemand anderen. Bei mir ist es zum Beispiel so: Wie vorhin das OmniFocus erwähnt, ich nehme jede Aufgabe die ich habe, schmeiße ich sofort in dieses Programm rein und sortiere es entweder sofort oder irgendwann später ein in eine Kategorie.
Als auch versehe ich mit einer Zeit oder mit einem Zeitpunkt, wann der Termin oder wann die Aufgabe erledigt sein muss.

[10:58] Somit habe ich nie das Gefühl, dass ich irgendwas vergesse – ich bin eh etwas sehr vergesslich – aber ich habe nie das Gefühl dass ich etwas vergessen, sondern weiß – oder ich vertraue auf mein Vergangenheits-Ich und auf mein Zukunfts-Ich, dass ich die zu erledigenden Aufgaben da rein geschmissen habe und dass ich die zu erfüllenden Aufgaben später erfüllen werde.
Da muss du etwas Vertrauen in dich haben. Damit musst du auch erst lernen umzugehen, aber wenn du das durchhältst, wenn du das regelmäßig macht dann wirst Du diese ganze Last etwas zu verpassen oder zu vergessen wird von dir abfallen.

[11:33] Noch mal auf den Punkt Puffer zurückzukommen und deiner freien Zeit. Bau dir lieber größere Puffer ein am Anfang, bis du wirklich das Gefühl bekommst wie lang welche Strecke zum Beispiel ist oder was wirklich passiert wenn dein Termin sich verschiebt.
Natürlich wirst du dich dann ärgern mit den Puffer trotzdem nicht ausreicht, aber hast du einen größeren Puffer eingeplant, dann ist diese nicht so schlimm auf die nachkommen und Termine.
Und hast du zu viel Zeit eingeplant und bist gerade so im Leerlauf dann nutze die Zeit einfach mal, um den Kopf abzuschalten: Guckt durch die Gegend, denke über etwas ganz anderes nach und nicht an deine Termine denn der nächste Termine kommt ja schon ein paar Minuten.

[12:11] Also nimm es einfach dafür dass den Kopf abschalten kannst. Am Anfang der Woche beziehungsweise Ende der vergangenen Woche solltest du deinen Wochenplan erstellen. Du hast deine fixen Termine und deine Routinen diese sind ja alle schon gegeben.
Und die solltest du für den nächsten Wochenplan übertragen. In einer App kannst du das sogar als Wiederholung eingeben und somit musst du dich darum gar nicht kümmern.

[12:34] Und den Tagesplan, den solltest du entweder am Abend vorher für den kommenden Tag oder spätestens am Morgen planen. Ich mache das meistens morgens, gucke mir meine Aufgaben an und meine festen Termine und versucht dann zu gucken wie ich wann was plane.

[12:50] Und das solltest du auch regelmäßig tun. Du solltest regelmäßig die Tage im Voraus planen, dir genau überlegen wann du was machst und, wie gesagt, denk an die Puffer und die freie Zeit für den Kopf, weil keiner kann 16 Stunden auf Vollgas fahren.
Und im Nachgang: Reflektiere deinen Tag oder die Woche zumindest. Schau was gut lief, was schlecht lief und was du ändern kannst bzw. wo du noch eine Stellschraube hast, die du verändern kannst und Zeit optimal zu nutzen.
Und noch mal auf diesen auf die Notfall einzugehen: Bastel dir Notfallpläne. Wenn du viel unterwegs bist, so wie ich, schaffe dir ein Netzteil an, Ladekabel, zusätzlich ein mobilen Akku, der immer geladen ist, damit du wirklich immer die Möglichkeit hast auf deine Dinge, die du wirklich immer brauchst zuzugreifen.

[13:36] Der Anfang der mag etwas schwer sein. Dadurch dass du viele neue Sachen hast, dadurch dass du dich mit neuen Programmen vielleicht rumschlagen musst und es erstmal in so eine Routine bekommen musst.
Bedeutet das, dass einfach ein schwererer Einstieg ist – aber lass dich davon nicht abbringen. Mach die Dinge nach und nach.
Ich habe dir gerade geschildert, wie du das machen kannst, wie du das aufbauen kannst, was du für zwei Tools nutzt, die wirklich intuitiv und einfach zu bedienen sind und fang langsam an das nach und nach reinzukommen.
Denn es bringt nichts das übers Knie zu brechen, alles zu wollen und nach zwei Wochen enttäuscht aufzugeben.
Also langsam anfangen, Schritt für Schritt und du wirst schon reinkommen und verstehen wie das alles funktioniert und dann am Ende wirst du auch ein super Zeitmanagement haben und ein super Zeitgefühl bekommen.
Für deine Aufgaben und für das was du machst.
Und am Ende wirst du ja für eine bessere Zeiteinteilung haben und ein besseres Zeitmanagement. Jetzt guck ich auf dem Laptop: 12 Minuten 20 bin ich jetzt schon am labern.

Outro

[14:36] Okay es ging dieses Mal etwas länger aber das sind die 10 Episode da kann man auch mit der auf den Punkt gebracht Serie mal mehr als zehn Minuten verbringen und unterm Strich, die Zeit, die wir jetzt investieren, die bringen wir in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten wieder locker rein.
Ich bin Max shuru.de.
Ich freue mich, dass du dabei warst, dass es die angehört hast. Auf shuru.de/010 für die zehnte Episode findest du noch ein paar mehr Links und zu den einzelnen Themenbereichen, noch mal das Transkript wenn noch was nachlesen willst, die Links zu den Apps.

[15:10] Ja und dann bleibt mir eigentlich nicht mehr zu sagen wie auf die nächsten 90, 900, 9000 Folgen und zumindest bis zur nächsten Folge – ich freue mich auf dich und bis zum nächsten Mal ciao.

Links

Wunderlist

OmniFocus für das iPhone und den Mac